Fiche Google notaire : créer et optimiser la fiche de votre office

Quand un client tape le nom de votre étude ou « notaire » suivi de votre ville, c'est souvent la fiche Google du notaire qui apparaît en premier, avant même le site. Adresse, horaires, téléphone, photos, avis : en quelques secondes, elle donne une première image de l'office. Encore faut-il qu'elle soit exacte, complète et entretenue.

Qu'est-ce que la fiche Google d'un notaire ?

La fiche d'établissement Google, appelée aujourd'hui Google Business Profile (anciennement Google My Business), est la présentation d'un lieu physique dans les services de Google. Elle s'affiche dans les résultats de recherche, dans le bloc cartographique des recherches locales et dans Google Maps.

Pour une étude notariale, elle rassemble les informations pratiques que le client cherche avant de vous appeler :

• le nom de l'office et son adresse, avec l'itinéraire ;
• les horaires d'ouverture, y compris les fermetures exceptionnelles ;
• le numéro de téléphone, cliquable sur mobile ;
• le lien vers le site de l'étude ;
• des photos de l'immeuble, de l'accueil, des bureaux ;
• les avis laissés par les internautes et vos éventuelles réponses.

Point important : une fiche peut exister sans que l'étude l'ait créée. Google en génère à partir de données publiques, et n'importe quel internaute peut suggérer des modifications. Si personne à l'étude ne la gère, son contenu vous échappe. C'est l'une des briques du référencement local d'une étude notariale, et probablement la plus visible.

Revendiquer et valider la fiche de l'étude

Avant toute chose, vérifiez ce qui existe déjà. Cherchez le nom de l'étude, puis « notaire » suivi de votre ville, sur Google et sur Google Maps. Notez toutes les fiches qui concernent l'office, y compris celles d'anciens associés ou d'une ancienne adresse.

Si la fiche existe déjà

La fiche propose un lien permettant d'en revendiquer la gestion. Google demande ensuite de prouver que vous représentez bien l'établissement. Les modes de validation varient et évoluent : appel ou SMS, e-mail, courrier postal contenant un code, parfois courte vidéo montrant les locaux et la plaque. Prévoyez que cette étape prenne un peu de temps.

Si aucune fiche n'existe

Vous pouvez la créer depuis un compte Google, puis suivre la même procédure de validation.

Quel compte utiliser ?

Évitez de rattacher la fiche à l'adresse personnelle d'un collaborateur. Utilisez un compte lié à l'étude, puis ajoutez plusieurs gestionnaires : au moins un notaire associé et la personne chargée de la mise à jour (office manager, assistante de direction). Ainsi, un départ ne fait pas perdre l'accès à la fiche.

Bien remplir la fiche Google du notaire, rubrique par rubrique

Une fiche complète est plus utile aux clients et plus lisible pour Google. Voici les rubriques à soigner.

Le nom

Indiquez le nom exact de l'office, tel qu'il figure sur la plaque, le papier à en-tête et le site. N'ajoutez pas de mots-clés (« notaire succession Metz centre ») qui n'en font pas partie : c'est contraire aux règles de Google, cela peut conduire à une suspension et cela ne correspond pas à l'exigence de sobriété de la profession.

La catégorie

Choisissez la catégorie principale qui correspond à l'activité, en l'occurrence celle de notaire. Les catégories secondaires sont facultatives : ne les ajoutez que si elles décrivent réellement l'activité de l'étude.

L'adresse

Reprenez l'adresse officielle, écrite de la même manière que sur le site et dans les annuaires de la profession. Si l'étude dispose d'un bureau annexe recevant du public, il peut faire l'objet de sa propre fiche, avec ses propres horaires.

Les horaires, y compris exceptionnels

Renseignez les horaires habituels, puis pensez aux horaires exceptionnels : jours fériés, ponts, fermeture estivale, séminaire d'équipe. Un client qui se déplace pour trouver porte close garde un mauvais souvenir, et c'est souvent ce qui motive un avis négatif.

Le téléphone et le site

Indiquez le numéro principal de l'accueil et l'adresse de la page d'accueil du site, ou d'une page de contact claire. Vérifiez que ce lien fonctionne après chaque évolution du site, notamment après une refonte.

Les photos

Publiez des photos réelles et récentes : façade et entrée (pour que le client reconnaisse le lieu), accueil, salle de signature, éventuellement l'équipe si chacun l'accepte. Évitez les images de banque d'images et veillez à ce qu'aucun document ni écran lisible n'apparaisse à l'arrière-plan.

La description

Quelques phrases suffisent : qui est l'étude, où elle se trouve, quels domaines elle traite. Restez factuel. Pas de superlatifs, pas de promesse, pas de comparaison avec d'autres offices. Par exemple : « Office notarial situé au centre-ville, l'étude accompagne particuliers et entreprises en droit immobilier, droit de la famille, successions et droit des sociétés. »

Avis Google : répondre avec retenue

Les avis sont la partie la plus délicate de la fiche Google d'un notaire. Ils sont publics, rédigés par des tiers, et la réponse de l'étude est lue par tous les futurs visiteurs.

Le secret professionnel avant tout

Une réponse à un avis ne doit jamais révéler d'information sur un dossier, ni même confirmer que l'auteur de l'avis est client de l'étude. Pas de date, pas de nature d'acte, pas de mention d'un autre intervenant. Cela vaut pour les avis positifs comme pour les avis négatifs.

Répondre aux avis positifs

Un remerciement bref et sobre suffit, sans reprendre les éléments évoqués par la personne. Par exemple : « Merci pour votre message. Toute l'équipe de l'étude reste à votre disposition. »

Répondre aux avis négatifs

• Prenez le temps : ne répondez pas à chaud.
• Restez courtois et factuel, sans polémique ni justification détaillée.
• Invitez la personne à contacter directement l'étude pour en parler.
• Faites relire la réponse par un notaire avant publication.

Exemple de formulation neutre : « Nous regrettons que votre expérience ne vous ait pas donné satisfaction. Pour des raisons de confidentialité, nous ne pouvons pas échanger ici ; nous vous invitons à contacter directement l'étude. »

Si un avis enfreint manifestement les règles de Google (propos injurieux, contenu sans rapport, avis provenant visiblement d'une personne qui n'a jamais eu affaire à l'étude), vous pouvez le signaler depuis l'interface de gestion. La décision revient à Google.

Ce qu'il ne faut pas faire

• Acheter des avis, en faire rédiger par des proches ou par l'équipe.
• Ne solliciter que les clients dont on sait qu'ils sont satisfaits.
• Proposer une contrepartie en échange d'un avis.

Publications et erreurs fréquentes

Les publications : utiles, mais facultatives

La fiche permet de publier de courtes actualités : fermeture exceptionnelle, arrivée d'un nouveau notaire, déménagement, rappel d'une évolution réglementaire qui concerne beaucoup de clients. Ces publications restent soumises aux mêmes principes que le reste de votre communication : information sobre et loyale, ton digne, pas d'offre promotionnelle. Mieux vaut une publication occasionnelle et utile qu'une série de messages sans contenu.

Les erreurs les plus courantes

• Des fiches en double : une fiche par notaire, une ancienne fiche à l'adresse précédente, une fiche créée par un internaute. Elles dispersent les avis et brouillent l'information. Il est possible de signaler un doublon ou de demander la fermeture d'une fiche obsolète.
• Des horaires faux : horaires d'été jamais retirés, jours fériés oubliés.
• Un nom chargé de mots-clés : risque de suspension et image peu sérieuse.
• Des coordonnées différentes du site : ancien numéro, adresse écrite autrement, lien vers une page qui n'existe plus.
• Des modifications non surveillées : Google ou des internautes peuvent proposer des changements, parfois appliqués automatiquement. Vérifiez-les régulièrement.
• Des avis restés sans réponse pendant des mois, ou des réponses trop détaillées.

Une routine de mise à jour mensuelle

Une fiche Google n'est jamais terminée. Un quart d'heure par mois, confié à une personne identifiée, suffit généralement à la garder fiable. Voici une check-list simple :

Certains événements appellent une mise à jour immédiate, sans attendre le point mensuel : déménagement, arrivée ou départ d'un associé, changement de nom de l'office après une association ou une fusion, nouveau numéro de téléphone, mise en ligne d'un nouveau site.

Aller plus loin : une fiche reliée à un site utile

La fiche Google oriente le client ; le site de l'étude prend ensuite le relais. Si le lien de la fiche mène vers un site daté, lent ou peu lisible sur mobile, l'effort fait sur la fiche est en partie perdu. Les deux doivent raconter la même chose, avec les mêmes coordonnées.

Clairpart conçoit des sites sur mesure pour les études notariales, pensés pour le mobile et le référencement local, et peut y intégrer des questionnaires clients en ligne pour que le visiteur arrivé depuis la fiche puisse transmettre les informations utiles à son dossier. Pour approfondir, lisez aussi ce que vos clients attendent d'un site de notaire et combien coûte un site internet de notaire.